Tietosuojaseloste Verkkosivustoyhteydenottojen rekisteri
Päivitetty 13.8.2024
NONNA Group Oy on yhteiskunnallinen yritys, joka tarjoaa yhteisöllisen asumisen palveluita ikäihmisille eri puolella Suomea. Tässä tietosuojaselosteessa kuvataan, miten NONNA Group Oy käsittelee nettisivuiltamme kerättyjä henkilötietoja, mihin tarkoituksiin tietoja käytetään ja mille tahoille tietoja luovutetaan.
NONNA Group Oy sitoutuu noudattamaan Suomessa voimassa olevaa tietosuoja- ja henkilölainsäädäntöä, mukaan lukien EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (GDPR) sekä muita sen toimintaan sovellettavia lakeja ja säädöksiä, jotka ohjaavat henkilötietojen käsittelyä, sekä käsittelemään henkilötietoja hyvän tiedonhallinta- ja tietojenkäsittelytavan mukaisesti.
- Rekisterinpitäjä
NONNA Group Oy
y-tunnus 3138935-4
Kansakoulukatu 3
c/o Innovation Home
00100 HELSINKI
- Tietosuojavastaava
Kaarina Limingoja
tietosuoja@nonnagroup.fi
- Henkilörekisterin nimi ja kuvaus sekä rekisteröityjen ryhmät
Mikäli nettisivuillamme käynyt henkilö haluaa lisätietoja NONNA Group Oy:n tarjoamista vuokra-asunnoista joko itselleen tai lähiomaisilleen, hän voi vapaaehtoisesti täyttää yhteydenottolomakkeen. Tämän yhteydenottolomakkeen tiedot siirtyvät NONNA Group Oy:n ylläpitämään henkilörekisteriin nimeltä Verkkosivustoyhteydenottojen rekisteri.
Rekisteri muodostuu niin NONNA Group Oy:n yleisistä (www.nonnagroup.fi) kuin sen eri kohteiden omien nettisivujen (https://nonnanapapiiri.fi/, https://nonnakallavesi.fi/, https://www.nonnalinna.fi/, https://www.nonnalumina.fi/ ) yhteydenottolomakkeiden avulla lähetetyistä tiedoista.
Rekisteröityjen ryhmät ovat siis verkkosivujen lomakkeen täyttäneet henkilöt ja NONNA Group Oy:n eri kohteiden potentiaaliset asukkaat.
- Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Henkilötietoja käytetään NONNA Group Oy:n asukashakuun ja -kartoitukseen liittyvien toimenpiteiden hoitamiseen, lisätietojen välittämiseen ja muuhun viestintään. Henkilötietoja voidaan käsitellä myös rekisterinpitäjän toiminnan tilastointiin ja suunnitteluun.
Käsittelemme henkilötietoja yhteydenottajan antamaan nimenomaiseen suostumukseen perustuen.
- Käsiteltävät henkilötiedot, henkilörekisterin tietosisältö
Rekisteriin voidaan tallentaa ja sen avulla voidaan käsitellä seuraavia tietoja. Jokaisesta rekisteröidystä ei välttämättä ole kaikkia alla mainittuja tietoja. Tietojen antaminen on vapaaehtoista. Yhteydenottolomakkeella voi jättää myös vapaamuotoisen tekstin.
- Yhteys- ja yksilöintitiedot, kuten yhteydenottajan ja potentiaalisen asukkaan nimet, osoitteet, sähköpostit ja puhelinnumerot
- Asunnon hakemiseen liittyvät tiedot, kuten asunnon tarpeen pääasiallinen syy, toivottu asunnon koko, arvioitu muuttoaika, sekä potentiaalisen asukkaan toiveet yhteisöllisen toiminnan osalta
- Viestintään liittyvät tiedot, kuten yhteydenpitohistoria sekä annetut ja peruutetut luvat ja suostumukset
- Muut rekisteröidyn itsensä antamat tiedot
- Edellä mainittujen tietojen historia- ja muutostiedot
- Henkilötietojen säännönmukaiset tietolähteet
Henkilötiedot saadaan suoraan rekisteröidyltä itseltään. Emme kerää tietoja muualta.
- Henkilötietojen luovutukset ja siirrot
Henkilötietoja voidaan käsitellä rekisterinpitäjän kanssa samaan konserniin kuuluvissa yhtiöissä. NONNA Group Oy voi ohjata yhteydenottopyynnöt NONNA-talojen asukashankinnasta ja alueellisten NONNA-talojen toiminnasta vastaaville toimijoille tai työntekijöille.
Voimme myös luovuttaa henkilötietoja lain sallimassa ja vaatimassa laajuudessa kolmansille osapuolille seuraavissa tapauksissa:
- Kun yhteistyökumppanimme, siis esim. palveluntarjoajat ja alihankkijat, joiden kanssa on tehty tietojen käsittelysopimus. käsittelevät toimeksiannostamme henkilötietoja meidän puolestamme ja ohjeidemme mukaisesti (esim. ulkoistetut verkkosivustonhallintapalvelut)
- Kun uskomme, että henkilötietojen luovuttaminen on välttämätöntä oikeuksiemme toteuttamiseksi, rekisteröidyn tai muiden turvallisuuden suojelemiseksi, väärinkäytösten tutkimiseksi tai viranomaisen pyyntöön vastaamiseksi
- Rekisteröidyn suostumuksella osapuolille, joita suostumus koskee
Emme siirrä henkilötietoja EU:n / ETA:n ulkopuolelle.
- Henkilötietojen suojaaminen
Asiakkaan henkilötietojen luottamuksellisuus on NONNA Group Oy:lle tärkeää. NONNA Group Oy on toteuttanut asianmukaiset tekniset ja organisatoriset toimenpiteet henkilötietojen suojaamiseksi vahingossa tapahtuvalta tai laittomalta häviämiseltä, luovuttamiselta, väärinkäytöltä, muuttamiselta, tuhoamiselta tai luvattomalta pääsyltä. Henkilökunta on koulutettu ja ohjeistettu henkilötietojen turvalliseen ja asianmukaiseen käsittelyyn.
Työasemat ja sähköiset tiedostot on varmennettu ja suojattu palomuureilla ja muilla ajantasaisilla, asianmukaisilla teknisillä ja hallinnollisilla suojauksilla. Fyysiset dokumentit säilytetään lukituissa käyttöoikeusmääritellyissä tiloissa ja hävitetään turvallisesti silppurin / tietosuojaroskalaatikon kautta.
Työasemiin ja järjestelmiin sekä niissä oleviin tiedostoihin on työtehtävien mukaan rajatut käyttöoikeudet; henkilötietoja pääsevät käsittelemään ainoastaan ne erikseen määritellyt ja yksilöidyt henkilöt, joiden tehtävien hoitaminen sitä edellyttää. Nämä henkilöt ovat solminut erillisen käyttäjätunnus- ja salassapitositoumuksen, ja heillä on käytössään henkilökohtaiset rekisterinpitäjän sisäisen verkon käyttäjätunnukset ja henkilökohtaiset salasanat.
Jos turvatoimista huolimatta tapahtuu tietoturvaloukkaus, jolla on todennäköisesti kielteinen vaikutus rekisteröityjen tietosuojaan, NONNA Group Oy ilmoittaa loukkauksesta mahdollisimman pian toimivaltaisille viranomaisille sekä asianomaisille rekisteröidyille, jos sovellettava tietosuojalainsäädäntö tätä edellyttää.
- Henkilötietojen säilytysaika
Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin se on tarpeellista tässä selosteessa määriteltyjen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi. Pääsääntöisesti yhteydenottolomakkeen kautta tulleet tiedot poistetaan, kun viimeisestä kontaktista rekisteröidyn kanssa on kulunut kuusi vuotta.
- Rekisteröityjen oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää rekisterinpitäjältä pääsy itseään koskeviin henkilötietoihin sekä oikeus pyytää kyseisten tietojen oikaisemista. Henkilötietojen korjauspyyntö tulee yksilöidä siten, että henkilötiedoissa oleva virhe voidaan havaita ja korjata helposti. Rekisteröidyllä on oikeus pyytää henkilötietojen poistamista sovellettavan tietosuojalainsäädännön rajoissa ja mukaisesti.
Rekisteröidyllä on milloin tahansa oikeus peruuttaa aiemmin antamansa suostumus tietojen käsittelylle. Sen jälkeen hänen henkilötietojaan ei tässä rekisterissä käsitellä; suostumuksen peruuttaminen ei kuitenkaan vaikuta ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää henkilötietojen käsittelyn rajoittamista sekä vastustaa henkilötietojen käsittelyä sovellettavan tietosuojalainsäädännön rajoissa ja mukaisesti. Lisäksi rekisteröity voi pyytää siirtämään antamansa henkilötiedot toiselle rekisterinpitäjälle tarvittaessa. Rekisteröidyllä on milloin tahansa oikeus tehdä henkilötietojensa käsittelyyn liittyvistä seikoista valitus valvontaviranomaiselle.
Rekisteröity voi osoittaa pyynnöt yllä mainittujen oikeuksiensa käyttämisestä NONNA Group Oy:n tietosuojavastaavalle, jonka yhteystiedot löytyvät tämän selosteen alusta. Kaikkien tietopyynnön esittäjien oikeus pyyntöön varmistetaan ennen pyynnön käsittelyä. Tarkastuspyyntöihin vastataan kuukauden sisällä pyynnön esittämisestä
Rekisteröityjen oikeuksiin liittyvistä yhteydenotoista saamamme tiedot säilytämme omana rekisterinämme, emmekä luovuta niitä muille, paitsi jos tätä vaaditaan tuomioistuimen päätöksen tai voimassa olevan lainsäädännön seurauksena.
- Muutokset tietosuojaselosteeseen
NONNA Group Oy kehittää liiketoimintaansa jatkuvasti ja pidättää siksi oikeuden muuttaa tätä tietosuojaselostetta. Muutokset voivat perustua myös lainsäädännön muuttumiseen. Rekisterinpitäjä suosittelee tutustumaan tietosuojaselosteen sisältöön sivustollaan säännöllisesti ja aika ajoin uudelleen.